Как спланировать самостоятельный офисный переезд?

Если Вы решили выполнить переезд офиса самостоятельно, мы подскажем, что нужно учесть при его планировании.

  • Начните планирование переезда заранее. Внимательно рассчитайте сроки, оцените внутренние ресурсы компании, обозначьте, кто, когда и посредствам чего выполнит те или иные работы по переезду.

  • Составьте и согласуйте с коллегами проект размещения рабочих мест в новом офисе. Этот план станет Вашим главным помощником во время переезда и сэкономит немало времени и сил.<

  • Позаботьтесь об упаковочных материалах. Вам понадобятся картонные коробки, воздушно-пузырчатая пленка, широкий скотч и упаковочная бумага – всё это можно найти в интернет-магазине "Все для переезда".

  • В письменной форме предупредите сотрудников, партнеров, клиентов Вашей компании, а также сопроводительные службы о предстоящем переезде. Сообщите им адрес и номер телефона нового офиса.

  • Коллег попросите устно, а также разошлите им письменную инструкцию о том, когда и что требуется сделать. Например, каждый работник компании обязан к такому-то времени такого-то дня упаковать свои личные вещи, канцелярские принадлежности, компьютерную периферию, документацию в предоставленные коробки, подписать их с указанием Ф.И.О. и № нового рабочего места, а также упаковать и промаркировать используемые мебель и технику с указанием № кабинета в новом офисе.

  • Упаковывая, сортируйте вещи. Неисправную и не подлежащую ремонту мебель и технику, а также ненужную документацию утилизируйте на старом месте.

  • В каждом отделе назначьте ответственного за упаковку вещей и мебели.

  • Демонтаж и упаковку офисного оборудования поручите наиболее квалифицированным в этой области сотрудникам (например, системным администраторам). Упаковывайте технику в соответствии с рекомендациями по транспортировке, указанными в ее инструкции.

  • Разборку и упаковку мебели начинайте после того, как все мелкие вещи и документация будут упакованы. Придерживайтесь правил упаковки различных видов мебели, используйте соответствующие упаковочные материалы. Также вам пригодятся наши советы по переезду.

  • Важные документы, архивы, базы данных, деньги и ценные вещи перевезите в надежное место еще до начала переезда.

  • Непосредственную перевозку офиса планируйте на первую половину дня.

  • Если Ваша компания располагает дружным и сильным мужским коллективом, то погрузочно-разгрузочные работы Вам наверняка удастся выполнить самостоятельно. Помните, что сначала нужно размещать крупные предметы, фиксировать их при помощи специальных креплений (если таковые имеются в грузовике) и лишь потом погружать хрупкие и дорогостоящие вещи. Не лишним будет использовать амортизирующий картон, который прокладывается между перевозимыми предметами.<

  • В случае если Вы не можете или не желаете привлекать к погрузочно-разгрузочным работам своих коллег, Вам понадобится нанять грузчиков. В настоящее время огромное количество фирм предлагает услуги грузчиков, однако найти среди них надежную и ответственную организацию непросто.

  • Если автопарк Вашей компании содержит грузовой автомобиль, то смело используйте его для транспортировки офисного инвентаря и мебели, если же нет – закажите услугу грузовой перевозки у транспортной компании.

  • Зарезервируйте на день переезда грузовой лифт и парковочное место около здания Вашего офиса.

  • По окончанию погрузки проконтролируйте, чтобы все было погружено и ничего не забыто. Уходя, обесточьте электросеть, перекройте краны, плотно закройте окна и двери.

  • В новом офисе расставьте мебель на места (согласно плану), распакуйте ее и соберите, потом приступайте к распаковке остальных вещей. Для этого попросите о помощи коллег.

  • Завершите трудоемкий и сложный процесс переезда общим торжественным собранием компании. Поблагодарите сотрудников за помощь, пожелайте им новых профессиональных достижений, премируйте их.

  • Подведите итоги. Оценивая выгоду выполненного переезда, обратите внимание на:

    Подумайте, может в следующий раз стоит поручить переезд профессионалам.