на нашем счету
  • 1
  • 1
  • 0
  • 9
  • 0
  • 8
переездов

Как спланировать самостоятельный офисный переезд

Если Вы решили выполнить переезд офиса самостоятельно, мы подскажем, что нужно учесть при его планировании.

  1. Начните планирование переезда заранее. Внимательно рассчитайте сроки, оцените внутренние ресурсы компании, обозначьте, кто, когда и посредствам чего выполнит те или иные работы по переезду.
  2. Составьте и согласуйте с коллегами проект размещения рабочих мест в новом офисе. Этот план станет Вашим главным помощником во время переезда и сэкономит немало времени и сил.
  3. Позаботьтесь об упаковочных материалах. Вам понадобятся картонные коробки, воздушно-пузырчатая пленка, широкий скотч и упаковочная бумага – всё это можно найти в интернет-магазине "Все для переезда".
  4. В письменной форме предупредите сотрудников, партнеров, клиентов Вашей компании, а также сопроводительные службы о предстоящем переезде. Сообщите им адрес и номер телефона нового офиса.
  5. Коллег попросите устно, а также разошлите им письменную инструкцию о том, когда и что требуется сделать. Например, каждый работник компании обязан к такому-то времени такого-то дня упаковать свои личные вещи, канцелярские принадлежности, компьютерную периферию, документацию в предоставленные коробки, подписать их с указанием Ф.И.О. и № нового рабочего места, а также упаковать и промаркировать используемые мебель и технику с указанием № кабинета в новом офисе.
  6. Упаковывая, сортируйте вещи. Неисправную и не подлежащую ремонту мебель и технику, а также ненужную документацию утилизируйте на старом месте.
  7. В каждом отделе назначьте ответственного за упаковку вещей и мебели.
  8. Демонтаж и упаковку офисного оборудования поручите наиболее квалифицированным в этой области сотрудникам (например, системным администраторам). Упаковывайте технику в соответствии с рекомендациями по транспортировке, указанными в ее инструкции.
  9. Разборку и упаковку мебели начинайте после того, как все мелкие вещи и документация будут упакованы. Придерживайтесь правил упаковки различных видов мебели, используйте соответствующие упаковочные материалы. Также вам пригодятся наши советы по переезду.
  10. Важные документы, архивы, базы данных, деньги и ценные вещи перевезите в надежное место еще до начала переезда.
  11. Непосредственную перевозку офиса планируйте на первую половину дня.
  12. Если Ваша компания располагает дружным и сильным мужским коллективом, то погрузочно-разгрузочные работы Вам наверняка удастся выполнить самостоятельно. Помните, что сначала нужно размещать крупные предметы, фиксировать их при помощи специальных креплений (если таковые имеются в грузовике) и лишь потом погружать хрупкие и дорогостоящие вещи. Не лишним будет использовать амортизирующий картон, который прокладывается между перевозимыми предметами.
  13. В случае если Вы не можете или не желаете привлекать к погрузочно-разгрузочным работам своих коллег, Вам понадобится нанять грузчиков. В настоящее время огромное количество фирм предлагает услуги грузчиков, однако найти среди них надежную и ответственную организацию непросто.
  14. Если автопарк Вашей компании содержит грузовой автомобиль, то смело используйте его для транспортировки офисного инвентаря и мебели, если же нет – закажите услугу грузовой перевозки у транспортной компании.
  15. Зарезервируйте на день переезда грузовой лифт и парковочное место около здания Вашего офиса.
  16. По окончанию погрузки проконтролируйте, чтобы все было погружено и ничего не забыто. Уходя, обесточьте электросеть, перекройте краны, плотно закройте окна и двери.
  17. В новом офисе расставьте мебель на места (согласно плану), распакуйте ее и соберите, потом приступайте к распаковке остальных вещей. Для этого попросите о помощи коллег.
  18. Завершите трудоемкий и сложный процесс переезда общим торжественным собранием компании. Поблагодарите сотрудников за помощь, пожелайте им новых профессиональных достижений, премируйте их.
  19. Подведите итоги. Оценивая выгоду выполненного переезда, обратите внимание на:
    • временные затраты, когда Ваша компания не работала, а переезжала;
    • состояние здоровья сотрудников, не привыкших таскать тяжести;
    • повреждения и поломки, без которых редко обходится самостоятельный переезд и которые никто не возмещает;
    • микроклимат в коллективе и рабочий настрой на дальнейшую работу.

Подумайте, может в следующий раз стоит поручить переезд профессионалам.